7 Mejores herramientas de colaboración en línea para trabajo remoto

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Debido al brote de COVID-19, varios países se encuentran en cuarentena a nivel nacional o han cerrado sus fronteras. Esta situación hace que sea más importante que nunca quedarse y trabajar desde casa usando herramientas de colaboración online, para así limitar cualquier contacto directo con las personas.

Cuando se trabaja desde casa durante estos tiempos difíciles, puede ser confuso y estresante. Pero no hay nada que temer. Con ciertas herramientas puedes seguir en contacto y colaboración  con tus colegas y hacer una transición sin problemas al trabajar desde casa.

1. Slack

La página de inicio del sitio web de Slack

Slack es una de las herramientas de colaboración en línea más populares entre las empresas y los equipos. Tiene mensajería instantánea y puedes crear canales privados o públicos para equipos y proyectos.

Puedes tardar un tiempo en acostumbrarte a la interfaz, ya que hay muchas opciones y configuraciones. Pero usarás principalmente la barra lateral izquierda donde se encuentra la lista de tus canales y la columna de chats. La pantalla creará una tercera columna si deseas ver un hilo publicado o los detalles de un usuario o de un canal.

2. Trello

Página de inicio de Trello

Como herramienta de gestión de proyectos y colaboración en línea, Trello es una de los mejores. Se basa en la idea de tarjetas de tareas en listas que se colocan en tableros. La función de arrastrar y soltar también hace que el proceso sea sencillo.

Puedes invitar fácilmente a colegas a los foros a través de sus nombres de usuario, correos electrónicos o compartiendo un enlace de invitación. También hay opciones de visibilidad para las juntas: privadas, de equipo, de organización y públicas. También es posible personalizar el fondo y los colores de los tableros.

Las tarjetas pueden asignarse a un miembro del equipo, etiquetarse, tener listas de verificación, fechas de vencimiento y archivos adjuntos. Además, puedes agregar potenciadores o complementos como Dropbox, Google Drive, Slack y muchos más.

Los beneficios de usar Trello son:

  • Tiene selecciones de plantillas de tablero pre-elaboradas.
  • La interfaz es fácil de usar.
  • Tiene una aplicación móvil disponible para iOS y Android
  • Cuenta con Butler, un workflow automatizado incorporado
  • Utiliza autenticación de dos factores, incluso para su plan gratuito

3. Google Docs

La página de inicio de Google Doc. herramientas de colaboracion

Google Docs es una de las herramientas de colaborativas en línea más populares. Permite a los equipos colaborar en la creación, edición y uso compartido de documentos. La interfaz es como la de cualquier otro editor de texto, con una barra de herramientas en la parte superior y el documento en sí.

Puedes sugerir ediciones, además de dejar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo. Las alertas por correo electrónico se les envían automáticamente, por lo que no tienes que notificarles  nada manualmente.

Puedes compartir documentos a través de un enlace o correo electrónico. Como creador o administrador, también puedes configurar el archivo para que solo pueda ser visto, permitir que las personas comenten o que sea editable.

Sus funciones se pueden ampliar a través de complementos, como SEMrushGrammarly y muchos más.

Estos son los beneficios de usar Google Docs:

  • Tiene historial de revisiones y edición en tiempo real
  • Disponible en modo offline
  • Admite la escritura de Google Voice
  • Se puede descargar en iOs y Android

4. Hojas de cálculo de Google

La página de inicio de Google Sheet, herramientas de colaboración online

Google Spreadsheets, también tiene las mismas funciones básicas que Google Docs. Puedes crear hojas de cálculo en línea, editar y compartir archivos con los miembros de tu equipo.

Todos los cambios se guardan automáticamente y los historiales de revisión se ordenan por fecha y por quién realizó el cambio. Las hojas también se pueden editar sin conexión y se sincronizarán automáticamente una vez que vuelvas a estar en línea.

También es flexible y potente, así que puedes usarlo como herramienta de gestión de proyectos y rastreador de objetivos para tus equipos. Sin embargo, necesitarás tener conocimientos técnicos previos sobre cómo usar sus funciones.

Otras ventajas de las hojas de cálculo de Google son:

  • Tiene plantillas pre-elaboradas para presupuestos, horarios y mucho más.
  • Cuenta con una amplia colección de funciones integradas.
  • Está disponible en versión móvil
  • Cuenta con integración de Google Forms y Google Docs

5. Basecamp

La página de inicio de Basecamp

Basecamp es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece colaboración y comunicación todo en uno. Puede dividir su trabajo en proyectos separados, cada uno con las personas involucradas, tareas, archivos y debates.

Hay herramientas como un tablero de mensajes para anuncios, un chat grupal y un programador para ayudarte con el flujo de trabajo. Tiene funciones como seguimiento del tiempo y la conversión de correos electrónicos en listas de tareas pendientes.

Otras ventajas de Basecamp son:

  • Preguntas recurrentes automatizadas a tus compañeros de equipo
  • Las herramientas se pueden renombrar o desactivar
  • Configuraciones de notificaciones personalizables
  • Un tablero de resumen de actividades para gerentes y un menú de tareas para cada empleado

6. Google Drive

Herramienta de colaboración en línea de Google Drive

Además, como parte de G Suite, Google Drive es un servicio de administración de almacenamiento basado en la nube. Permite a los miembros del equipo almacenar, editar, compartir y acceder a archivos, especialmente de Google Docs, Sheets y Slides.

Puedes realizar un seguimiento de los datos de la empresa. Además, como administrador, te permite agregar o eliminar miembros y especializar permisos en ciertos archivos.

Google Drive también puede sincronizar archivos en múltiples dispositivos, además hay aplicaciones para Windows, Mac, Android e iOS con capacidades offline. Por lo tanto, tu equipo tendrá acceso a los archivos de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento.

El plan Personal gratuito te dará 15 GB de almacenamiento, mientras que con el plan G Suite Basic de $4.20 por usuario/por mes, obtendrás 30 GB. Para Drive Enterprise, cuesta $8 por usuario activo/por mes.

Además, estos son los beneficios de usar Google Drive:

  • Es compatible con más de 100 tipos de archivos.
  • Los archivos permanecerán en las unidades del equipo incluso si los miembros dejan la organización
  • Los datos están protegidos con herramientas avanzadas como la prevención de pérdida de datos (DLP) y Google Vault
  • La función de búsqueda prioritaria te permite encontrar archivos mucho más rápido mediante el aprendizaje automático
  • Evitas el riesgo de descargar todos los datos de la empresa a tu disco duro

No tendrás que preocuparte por perder información o hacer archivos de copia de seguridad, ya que se almacenarán de forma segura con Google Drive. Definitivamente, una herramienta esencial cuando se trata de colaboración online.

7. Dropbox:

Un espacio de trabajo inteligente y rico en funciones para equipos. Siéntete libre de probar estas herramientas de colaboración, cuídate y sigue siendo productivo.